La gestione dei record e delle informazioni interessa principalmente la circolazione, i procedimenti e i passi che un documento compie dal momento della "nascita" fino alla sua conservazione (possibilmente sensata e omogenea in modo da renderlo trovabile durante la ricerca).
Alcuni gruppi di documenti che entrano, escono e/o che vengono prodotti da una persona giuridica, necessitano di un’autorizzazione (come una o più firme, timbri, valutazioni, ecc.) per far sì che il loro percorso possa continuare.
Sistemi e soluzioni di gestione documentale
Quanto abbiamo appena detto, afferisce al documento prodotto su supporto cartaceo e a tutti i relativi steps che ne descrivono il funzionamento. Firmare e bollare sono due azioni che non per forza devono essere eseguite in spazi confacenti.
L'atto cartaceo può essere rettificato e migliorato da uno scrivente alla volta.
Tale documento necessita dunque di osservare un printing method di prim'ordine, ragion per cui è fondamentale scegliere i migliori sistemi di stampa e gestione dei documenti d'ufficio, come si può vedere sul sito CopiaNova.it, dal 1986 al fianco dei clienti. Quest'azienda oltre a godere del privilegio di appartenere alla grande famiglia targata CBC (Canon Business Center) offre una vasta gamma di soluzioni/tipologie di stampanti, fax, scanner, proiettori e sistemi di conferenza, tutti prodotti high-tech ed ecosostenibili.
Dalla facilitazione/perfezionamento dei processi documentali e della stampa, fino al montaggio vero e proprio, il cliente potrà beneficiare di un supporto completo e articolato, di un'accurata mappatura dei processi e della ricerca di eventuali miglioramenti in quanto a costi ed efficienza.
Stampa
L'esperienza ultratrentennale maturata dall'azienda informatica Copianova Group Srl nella gestione del processo documentale, le consente di offrire soluzioni innovative in grado di assicurarne la corretta amministrazione.
Grazie a partnership consolidate con aziende leader nel settore (Canon e Microsoft), possono contare su un vasto assortimento di prodotti capaci di rispondere alle più svariate necessità.
La versatilità è la base per gestire al meglio tutto il processo documentale; essendo inserita nella rete aziendale fa sì che tutti gli utenti possano beneficiare dei sistemi di: finitura, fax, scansione e stampa (digitale, multifunzione e singola).
L'obiettivo principale è quello di creare un metodo per l'intero ciclo di vita di un documento: la conoscenza del settore e dei modi di stampare è necessaria al fine di adottare i sistemi più adatti, presentare progetti, ridurre al minimo gli sprechi ed ottimizzare il processo documentale. Copianova è perfettamente in grado di assistere i suoi clienti durante il programma di valutazione che può portare a considerevoli risparmi in termini di tempo e naturalmente di costi.
Inoltre, fornirà tutta una serie di App per monitorare in toto tutti i dispositivi di stampa aziendali, aumentare la produttività e dare vita ad un ambiente di lavoro più efficiente.
Per raggiungere gli obiettivi legati alla riduzione dei costi e all'aumento delle performance, Copianova Group Srl propone, tramite il pagamento di un corrispettivo periodico, delle soluzioni di noleggio incluse di tutto.
Principi fondamentali
Ecco i principi fondamentali per semplificare e ottimizzare il processo documentale all'interno di un'azienda.
- Facilità: i documenti in entrata ed uscita devono essere reperibili sempre e dovunque.
- Sicurezza: è inevitabile disporre di un software high security.
- Interezza: il sistema deve rendere perfetto il gestionale impiegato in azienda.
- Archiviazione: i documenti devono essere registrati e conservati a norma di legge al fine di preservarne la validità nel tempo, attenendosi all'ordinamento prefisso dal CADD e dall’AgID.
Come archiviare documenti aziendali?
Una volta giunti al termine del loro life cycle, tutti i documenti vengono archiviati. Lo scopo della conservazione è quello di semplificare la ricerca del documento.
Un passaggio successivo, se la natura dell'atto lo consente, è la "conservazione sostitutiva" tramite la quale a lungo andare, il documento mantiene un valore giuridico.
Un sistema di archiviazione/gestione dei documenti aziendali deve essere sempre ben orchestrato perché la ricerca risulti facile e regolamentata da specifiche leggi che ne stabiliscono la durata della conservazione.
Conclusione
I processi documentali non sono altro che dei sistemi costanti e laboriosi, occupano tempo e risorse. Per fortuna, oggigiorno è possibile dare una svolta a tutto ciò adottando una procedura standardizzata, meccanizzata, digitale e funzionante, come quella offerta dal gruppo Copianova.